Ce document permet à un décideur hospitalier d'appréhender en quelques pages l'ensemble des problématiques liées au passage du dossier papier au dossier informatique.
Analyser les réticences
Dans un premier temps, il s'agit de comprendre les réticences, parfois justifiées, des professionnels à l'abandon du dossier papier. L'existence indéniables de risques informatiques, l'ergonomie contestables de certains systèmes, les interrogations concernant la pérennité des informations et les difficultés liées à l'éventuelle coexistence entre les circuits papier et numériques constituent des obstacles qu'il convient de maitriser.
Montrer les bénéfices
Le stade suivant est l'objectivation de la valeur apportée par l'informatisation du dossier papier. Identifier les avantages qui en découleront à la fois pour l'institution, pour chacun des acteurs, et finalement pour les patients permet d'étayer la décision et d'entrainer l'adhésion des acteurs. Montrer à chacun les intérêts concrets qu'il tirera du projet est la meilleure façon de bien engager la conduite du changement. On sait en effet qu'avant d'en retirer les bénéfices, il sera nécessaire pour chacun d'investir en temps et en énergie. On arrive mieux à faire participer les professionnels aux formations, aux séances de paramétrage si on les a impliqués dans l'expression des besoins, dans le choix des outils, et s'ils en anticipent des bienfaits tangibles en terme d'accessibilité, de partage et de continuité de l'information.
Consolider la conduite de projet
Toutefois, ces bénéfices ne se concrétiseront que si un certain nombre de précautions sont prises. Un dispositif de pilotage solide, fondé sur la gestion du risque projet, impliquant des professionnels reconnus par leurs pairs et soutenus par la direction, est le meilleur garant de la réussite. Le choix du périmètre de l'informatisation est critique, permettant d'emblée de démontrer des résultats, sans que l'ampleur du projet entraine un effet tunnel préjudiciable à la mobilisation des acteurs. La mise en place d'un kit de déploiement permet de systématiser cette phase et d'en consolider le bon déroulement, au-delà des aléas de pérennité des équipes. La formation doit concerner les utilisateurs effectifs du système, juste en amont de leur immersion dans l'usage. Enfin, l'éditeur ou l'intégrateur doit être contractuellement responsabilisé sur l'ensemble du déroulement du projet.
Communiquer
La conduite du changement ne réussira que si elle est organisée. Il faut anticiper toutes les étapes du projet et les annoncer clairement, identifier les alliés porteurs de projet, désamorcer les difficultés avant qu'elles ne se manifestent par des blocages.
Au total
L'informatisation du dossier patient est un axe fondamental de la transformation des processus de soin, dont on est en droit d'attendre une amélioration significative de la qualité et de la sécurité des soins. Bien conduite et bien appropriée par les acteurs, elle peut s'accompagner d'une transformation des organisations qui va améliorer la performance de l'établissement… Cependant, certains établissements ont vécu à cette occasion des aventures difficiles, voire des échecs. Une vue claire de l'ensemble de ces problématique permettra au décideur d'anticiper sur tous les aspects de cette évolution, et de consolider ses chances de réussite.
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